טרנד חם: הזמנה יוקרתית לאירוע עסקי

כשמתכננים אירוע עסקי או אירוע גיבוש לעובדים משקיעים ימים ושבועות בתכנון, מקפידים על הפרטים, מנסים להיות מקוריים ולגרום למוזמנים לבטל את כל התכניות האחרות בכדי לקחת חלק באירוע.

עם זאת, רבים “נופלים” דווקא במשימה הפשוטה, אך החשובה, והיא להביא את המוזמנים אל האירוע וזאת בגלל הזמנה משעממת שאינה יוצרת עניין, אלא להפך, עוטפת את האירוע באווירה חיוורת וגורמת למוזמנים לפעול ביצירתיות למציאת תירוץ שיסייע להם להתחמק מהחגיגה.

שליחת הזמנה בנוסח “אנחנו מתכננים אירוע וכדאי לכם להגיע” פשוט לא עושה את העבודה. בכדי לעורר סקרנות, ליצור ציפייה והתרגשות בקרב המוזמנים דרושה יותר מהודעת מייל או ווטסאפ קבוצתי. אז איך עושים את זה? הנה כמה טיפים.

חשבו על חתונתם של הדוכס והדוכסית מקיימבריג’ ועל הטירוף שאחז בברי המזל שהחזיקו בידם את ההזמנה לחתונה. דוגמא נוספת: השמחה והצהלה שמרגישים קומץ העובדים המחזיקים בהזמנה לאירוע השנתי של פייסבוק ארה”ב.

הזמנות לחתונה יוקרתית או לאירוע עסקי נחשב הן שיוצרות את הבאזז הראשוני והן שקובעות את הטון לאירוע כולו. בשל כך, ההשקעה בהן מחייבת.

בבואכם לבחור הזמנה לאירוע חשבו בגדול, העזו לקחת סיכונים ולהדפיס הזמנה שאינה מאפיינת אירוע עסקי. במילים אחרות: תתפרעו. תנו דרור ליצירתיות והצטיידו בהזמנה יוקרתית.

גם אם תשקיעו בהזמנה מעוצבת להפליא אך תוכנה יישאר יבש ואפרורי, תפספסו את המטרה. המסר שתעבירו יצור את הציפייה הנדרשת לקראת אירוע שכזה. חשבו על נוסח מיוחד, מקורי, מסקרן או טוב יותר – משעשע.

יצירת הזמנה אלגנטית שבתוכה מסר המתנגש עם העטיפה המעונבת – תפתיע את מקבליה ותיצור עניין. היום זה כבר מוכח שהומור מסייע לקידום העסקים, אז השתמשו בו בשפע בהזמנה ותעלו חיוך על פני המוזמנים.

טיפ נוסף לשדרוג תהליך הזמנת העובדים /לקוחות לאירוע הוא ליצור כרטיסי אישור הזמנה. הדבר נחוץ בכדי להפסיק את שיחות הטלפון המעיקות נוסח “אז אתם מגיעים או לא?” ובעיקר, בכדי לגרום למוזמנים להרגיש מחוזרים ונחוצים. על כרטיס להתכתב עם ההזמנה עצמה, ולשדר באותו הגל.

הגיע היום והאירוע בעיצומו, האורחים נכנסים ומוצאים על השולחנות כרטיס עם שמם. מתרגשים, מחייכים והסנטימנטליים אף שומרים אותם למזכרת. כל כך הרבה תועלת בכרטיס קטן.

ניתן להשתמש בכרטיסי שמות לא רק באירועים אלא גם בישיבות במשרד, בכנסים ובכל אירוע בו תרצו להבליט את נוכחות המוזמנים ואת תפקידם.

בין אם נחנתם בחוש יצירתי מפותח ובין אם הקשר בינכם לעיצוב הוא מקרי בהחלט, מומלץ להיעזר בשירותי העיצוב של בית הדפוס. נציגי השירות ישמחו להראות לכם מגוון עיצובים, סוגי הזמנות, פונטים, אמרות משעשעות שניתן להכניס להזמנה ואפילו אלמנטים נלווים כמו מפה לאירוע, לדוגמה.

מכוון שתפקידו של בית הדפוס בתהליך הינו מכריע, חשוב שתבחרו בקפידה. לשם כך היעזרו בחוות דעת של חברים ומכרים על ספקים שבשירותיהם השתמשו בעצמם.

באמצעות הרשתות החברתיות תוכלו לקבל המלצות לחיוב או לשלילה על בעלי מקצוע מפי אנשים שאתם מכירים, וכך לצמצם באופן ניכר את שפע האפשרויות ולהתמקד רק באלה שכבר הוכיחו את עצמם ככאלה שעומדים בסטנדרטים החשובים לכם. בהצלחה!