אוגוסט הגיע והמשרד התרוקן? כך תתמודדו

חוק ימי חופשה שנתית התשי"א- 1951 קובע כי העובד זכאי לניצול ימי חופשה בהתאם ליתרה שצבר. חישוב הזכאות נעשה בהתאם לוותק בעבודה, מספר ימי עבודה בפועל בשנה הקלנדרית, מספר ימי העבודה בשבוע ואחוז משרתו. המינימום לעובד בעל וותק של שנה הנו 14 ימים והזכות גדלה בהתאם לוותק.

מכוון שמרבית העובדים מבקשים לנצל את זכאותם לחופשה בחודשי הקיץ ובאוגוסט בפרט, מומלץ לנהל עמם שיחה עוד לפני "אוגוסט הנורא" לבירור צפי החופשה וניתוב נכון של כוח העבודה, וזאת בכדי למנוע התנגשות בלוחות הזמנים והשארת המשרד ריק מאדם.

הדרך היחידה לשרוד את התקופה הזו היא לאפשר גמישות מקסימלית. לכן, אם עובד מביע רצון לעבוד מהבית – אפשרו זאת! כיום ניתן להתחבר למחשב המשרדי בעזרת תכנת שליטה מרחוק, גישה למסמכים השמורים בענן וכמובן, המייל. קבעו היקף עבודה ברור ותאמו ציפיות בכדי למנוע אי נעימות.

צעד שני הוא לבדוק שהחיבור אכן אפשרי מבחינה טכנית ובמידת הצורך לספק לעובד מחשב נייד ומודם סטיק, או לחלופין, להציע לו לבצע משימות שאינן דורשות חיבור לרשת.

זקוקים לעובד בדחיפות למספר שעות והדרך היחידה שלו להגיע היא עם הילדים למשרד? קבלו זאת בהבנה. לעתים המערכת הלוגיסטית קשה ולכן אם העובד התאמץ והגיע, פרגנו לו.

כיום ישנן דרכים מגוונות להעסיק את הילדים בזמן שהעובד מטפל במשימה. כגון: צביעת דפי ציור, גלישה באתרי ילדים, צפייה בטלוויזיה בחדר הישיבות ועוד.

בכדי למנוע התמרמרות בקרב העובדים שאינם נופשים, בצעו חלוקה הגיונית של המשימות הדחופות. כמו למשל: תורנויות מזכירות בדלפק הקבלה, שירות לקוחות, טיפול במשכורות ועוד.

ההמלצה היא שמחצית הראשונה של יום העבודה יבצעו את משימותיהם השגרתיות, ובמחצית השנייה יעסקו בעבודות שמחוץ לתחום האחריות שלהם. כך שכל המשימות מטופלות ושום דבר לא נשכח.

זו עובדה ידועה שלא רק במשרדכם ישנה דלילות אוכלוסין, אלא בשוק העסקים הישראלי בכללותו. לכן, אין טעם לעבוד עם הלשון בחוץ רק בכדי לסיים פרויקטים או לבצע השקות מרעישות כשאין מי שישתתף בהן.

לכן, הכירו בעובדה שהמדינה מושבתת בשבועיים אלה ורכזו את הכוחות בטיפול במשימות הפתוחות, והכנה לתקופת החגים הקרבה.

בכדי למנוע מצב בו הלקוחות ימתינו זמן רב למענה ולטיפול, מומלץ לשלוח מייל מרוכז ובו הסבר קצר מהסוג הבא:

"שלום לכולם, בשל חופשת הקיץ ומתוך רצון להתחשב בעובדינו, משרדנו עובדים במתכונת מצומצמת. עם זאת, אנו פה בכדי לתת שירות ונשמח לסייע לכם בכל. תודה רבה על ההתחשבות, נשמח לשוב ולשרת אתכם במלוא הכוח בשבוע הבא."

הודעה זו תתקבל בברכה בקרב הלקוחות שיראו בכם עסק המתחשב בעובדיו, מצד אחד, ומצד שני דואג לרווחת הלקוחות. הדבר יעשה פלאים לרושם שלהם עליכם.

לצאת לחופשה מרוכזת או להמשיך בפעילות מצומצמת? התשובה במשוואה: אם פעילות העסק נשתית ומושבתת בקיץ, כך שהפעלת העסק תעלה יותר מאשר השבתתו לתקופה קצרה, הרי שההכרעה פשוטה.

בין אם העובד בחו"ל ובין אם הוא מתרוצץ אחרי הילדים בלונה פארק, חשוב שיהיו לכם הפרטים ליצירת קשר עמו בעת הצורך. לכן, בדקו שבידכם מספרי טלפון מעודכנים, כתובת מייל וטלפון של איש קשר נוסף למענה במקרה חירום.

כמו כן, במידה והעובד הנופש מחזיק במידע חיוני להפעלת המשרד כגון: קוד לכספת, קוד נעילה לאזעקה במשרד ועוד, וודאו שיעביר את המידע לגורם מוסמך נוסף וזאת בכדי למנוע מצב בו תאלצו להזעיק אותו מרחוק.

על פי חוק ימי חופשה שנתית יש לשלם לעובד שכר מלא בעבור תקופה זו, כאילו היה בעבודה. יש להפריש עבורו כספים לביטוחים, קופות גמל וקרנות השתלמות ולהמשיך בצבירת זכאות לימי מחלה.