כיצד תבחרו ספקים לאירוע עסקי או ערב חברה?

השירותים אשר יספקו נותני השירות והספקים, החל מהאוכל שיוגש לאורחים, דרך עיצוב וסידור האולם ועד צילומי תמונות ווידאו, יכולים להפוך את האירוע העסקי שלכם לערב בלתי נשכח – לטוב ולרע. אם כך, מהם השיקולים שעליכם לקחת בחשבון כאשר אתם בוחרים ספקים לאירוע החברה שאתם מארגנים?

בחרו באנשי מקצוע שכבר היו שותפים להפקה של אירוע דומה לשלכם, כגון: אירוע השקה, מיתוג מחדש או התמזגות, ויכולים "להביא קבלות" להצלחת האירוע. במידה ובחרתם בחברה שאינה למודת ניסיון מומלץ להכין תכנית עבודה מסודרת ומנומקת בכדי להעלות את סיכויי הצלחת האירוע.

במסגרת החיפושים אחרי ספקים לאירוע פנו ללקוחות קודמים של החברה הפוטנציאלית על מנת לשמוע את חוות דעתם, ואת התרשמותם לטוב ולרע. כך תוכלו לגלות נקודות תורפה או נקודות חוזק ולבחון באובייקטיביות האם להיעזר בשירותי חברה זו.

ספקים אמינים וטובים ישמחו לתת לכם את מספרי הטלפון של לקוחות מרוצים כדי שתוכלו לשאול אותם בנוגע לחוויית השירות שקיבלו החל משלב הצעת המחיר, דרך חתימה על חוזה להזמנת שירותים ועד התוצאה הסופית שהיא הפקת האירוע.

טווח המחירים משתנה בהתאם לשירותים המוצעים לכם על ידי הספקים השונים. למעשה, עבור אותו שירות תוכלו לקבל טווח רחב של מחירים, מה שעשוי להקשות על ההחלטה הסופית שלכם.

לפיכך, חשוב שתגדירו מראש את התקציב שבאפשרותכם להשקיע עבור האירוע כולו ועבור כל אחד מהספקים השונים שאתם רוצים להשתמש בשירותיו. בעת הגדרת התקציב קחו בחשבון שייתכנו חריגות בתקציב של בין 20%-30%, והכניסו את החריגות האלה מראש לשקלול.

לא משנה מהו התקציב שהגדרתם לעצמכם, חשוב לערוך סקר שוק בין הספקים השונים על מנת לוודא שאתם מקבלים את השירות הטוב והמקצועי ביותר המתאים לתקציבכם. פנו לשלושה או ארבעה ספקים לפחות בכל תחום רלוונטי לאירוע, וערכו השוואה לפי הפרמטרים של ניסיון, עלות, שירות, רלוונטיות לאירוע שלכם וכדומה.

לסיכום, בחירת הספקים הנכונים לאירוע היא קריטית להצלחת האירוע כולו, כך שלמעשה גם אם מצאתם את המקום המושלם, בין אם זה היכל קיסריה או מרכז כנסים בתל אביב, אם לא תבחרו את נותני השירות המתאימים ביותר לסוג האירוע שאתם מתכננים, האירוע עלול להסתמן ככישלון חרוץ.

קחו את כל הפרמטרים הללו בחשבון, הקדישו זמן ומחשבה בבחירת הספקים ונותני השירות ואל תתעצלו לבדוק מספר חברות עד למציאת חברת ההפקות הטובה ביותר עבורכם. בהצלחה.