הגנה על מידע עסקי: כך עושים זאת

אמצעי ההגנה הראשון והיעיל ביותר לשמירת מידע עסקי הוא למנוע חשיפה פיזית אליו. אולי זה נשמע אלמנטרי ברור מאליו, אך רבים משאירים את דלת משרדם פתוחה כשהם יוצאים לפגישה, לארוחת צהריים או לשיחת מסדרון, מה שמאפשר לאחרים להיכנס למשרדם ללא בעיה ולהיחשף למידע עסקי.

זכרו לנעול את המשרד בכל פעם שאתם יוצאים ממנו ותצמצמו משמעותית את הסיכון לגניבת מידע על ידי אחרים.

מתוך עצלנות, או מתוך פחד בסיסי מטכנולוגיה, רבים בוחרים להשתמש בססמת ברירת המחדל של המחשבים והטלפונים, כאשר ססמאות הבסיס לרוב כוללות רצף של 6 מספרים או את שם העובד, מה שמקל מאוד (עד כדי גיחוך) את פעולת הפריצה למכשירים.

לכן, השקיעו מספר דקות ובחרו סיסמא קשה המורכבת מאותיות, מספרים וסימנים. רצוי לשלב בין אותיות בשפות עברית ואנגלית (גדולות וקטנות), ולהימנע משימוש בשם פרטי או הצירוף הנפוץ ביותר בהיסטוריה של האנושות: "משה12345".

בנוסף, אנו ממליצים על עדכון הססמאות אחת לחודש וכן לאחר כל מקרה שבו עובד אחר עשה שימוש בססמתכם, באישורכם או שלא.

המלצה אחרונה בנושא זה: הימנעו משמירת קבצי אקסל המכילים את כל הסיסמאות שלכם במרוכז. דבר שכזה עלול לחשוף אתכם לבעיות בהיקף רחב.

עובדים באופן ספייס? יושבים בפגישה עסקית במסעדה הומת אדם? הימנעו מהשארת המחשב הנייד והמכשיר הסלולרי חשופים וללא השגחה, גם אם אתם יוצאים לרגע.

נעלו את מסכי המכשירים הללו באופן קבוע בעוזבכם את מקום מושבכם ואם ניתן, מוטב שתיקחו אותם עמכם. הנטייה להציץ במכשירים הפתוחים, גם אם לזמן קצר, עלולה לגרום לדליפת מידע עסקי חשוב.

תכנות שיתוף הקבצים אומנם מקלות על העבודה ומאפשרות גישה למסמכים מהבית, אך באותה המידה הן פרצה הקוראת לגנב. לכן, חשוב לאשר שיתוף מסמך רק לאחר בחינת אופיים של המשתתפים ומידת האמון שלכם בהם.

זכרו כי בחירה חכמה של שותפים למידע אינה פותרת אתכם מהצורך לנעול את המסמכים בסיסמא, ולהגן עליהם מפני עיניים סקרניות. בשל כך יש להקפיד על קביעת הרשאות צפייה, קריאה ויכולת לשנות פרטים במסמך, במקביל לנעילתו בסיסמא. 

נוהגים לשתף את היומן ולאשר גישה לעובדים / חברים מהמשרד? זו טעות. גם אם נצא מנקודת ההנחה שהשותפים ליומנכם מיומנים בשמירת מידע וניתן לסמוך עליהם, ייתכן והם נוהגים להשאיר את המחשב האישי שלהם פתוח, ואת המסך גלוי לכל עובר ושב, ובכך חושפים את היומן שלכם מבלי להתכוון.

מוטב להיזהר במתן הרשאות שכאלה ולנעול אירועים שונים ביומן תחת הקטגוריה "פרטי" וזאת בכדי למנוע חשיפה מיותרת. בדרך זו, גם מי שמציץ ביומן יוכל לראות רק את השעות בהן אתם עסוקים, מבלי להיחשף לאופי הפעילות ממש. 

שלילת הגישה מקורה אינה בחוסר אמון בעובד שפרש, התפטר או פוטר, אלא בניסיון למנוע מחומר עסקי לדלוף החוצה אל מחוץ לחברה, בכוונה או מבלי להתכוון. שלילת הרשאות, החלפת סיסמאות ונעילת קבצים תאפשר לכם לשלוט בתעבורת המידע ולוודא שהוא אינו משתחרר החוצה.