פשוט וקל: טיפים לייעול תהליך קליטת עובד חדש

היו נוכחים בעת הגעת העובד החדש למשרד והתפנו בכדי לקבל את פניו. ערכו שיחת היכרות קצרה, סייעו לו להתמצא במשרד (זה המטבחון, פה השירותים וכו') וערכו היכרות בינו לבין חבריו לעבודה.

הקפידו להכין לעובד בחדש פינת עבודה מסודרת הכוללת: שולחן וכיסא נוח, מחשב תקין, תיבת מייל הנושאת את שמו וכוללת חתימת מייל אלקטרונית, ציוד משרדי בסיסי, מחברת אישית ואפשר ורצוי להכין עבורו גם מחווה שתגרום לו להרגיש רצוי. לדוגמא: כוס קפה וקרואסון, שוקולד וכרטיס ברכה או כל פינוק אחר שעולה בדעתכם.

בשלב הראשון חשוב להישאר קרובים לעובד ולסייע לו לטפס בהצלחה מעל חומות של מבוכה. אינכם מוכרחים להפוך להיות חבריו הטובים עלי אדמות, אך כדאי לסגל התנהגות נעימה בכדי לעורר בו תחושת שייכות ולטעת בו ביטחון. הדגישו בפניו שהוא אינו נזרק למים ושתמיד יהיה מי שיגבה אותו, גם אם יטעה, מה שקרוב לוודאי יקרה בתחילה.

וותרו על גישת "אני יודע יותר טוב ממך" והעניקו מהידע שלכם בסבלנות ובאדיבות. כך העובד יפנים את החומר הנלמד וירגיש מספיק בטוח בכדי להתנסות בעצמו.

התמקדו בנושא אחד – שתיים והרחיבו לגביהם ככל שניתן. וודאו שהבין את הדברים ושהוא מסוגל לתרגם את המידע למעשים. אם יש צורך לחזור על הדברים פעמיים-שלוש, תעשו זאת. אל תכעסו שלא הבין מיד. זכרו שחסר לו הידע והניסיון שאתם צברתם, לכן זה רק טבעי שיתקשה להתמצא.

אל תטיחו בו בליל של מידע. דברו לאט, אפשרו לו לקלוט את הדברים, לעבד את המידע ולשאול שאלות. היו סבלניים כי זו הדרך היחידה להבטיח שיבין את הדברים ולא יפספס פרטים חשובים.

החלק הקשה ביותר בתהליך הלמידה הוא החלק הטכני. בכדי לייעל את התהליך חשוב לצייד את העובד במדריך מסודר. הכינו קלסר המכיל רשימת אנשי קשר, לינקים לאדמין רלוונטי, הפניות למידע חיוני ולמאגרי מידע, צילומי מסך המדגימים כיצד לתפעל את המערכות השונות וכו'.

על המדריך להיות קצר וקולע הכולל הנחיות לתפעול, בשפה ברורה ונהירה כך שאם העובד טועה במהלך העבודה, יוכל לקרוא במדריך מה עליו לעשות בכדי לתקן את טעותו ולהתקדם. השאירו מקום בכדי שיוכל להוסיף הערות והבהרות משל עצמו.

רצוי להכין מראש תרגילים שיבחנו את העובד בפרמטרים שהוסברו לו, כולל "התקלות" שיעזרו לכם להבין כמה מהמידע שקיבל הצליח להפנים והיכן יש לחזק את הידע.

לאחר שתקבלו את הרושם שהבין את הדברים וכבר מסוגל להתמודד בעצמו, אפשרו לו לבצע את המשימות ושמרו על מרחק זמני, בכדי שלא ישען עליכם ובאמת יוכל להתמודד בעצמו. בשלב הזה חשוב לאסוף מהצד את נקודות החוזק והחולשה של העובד ולהתחיל תהליך שיפור/שימור שיתחיל עכשיו, וימשיך לאורך כל תקופת עבודתו.

לאחר שהעובד כבר ניקלט והחל לעבוד יש להדגיש בפניו שהגיעה השעה שעליו לקחת אחריות על תפקידו, וליישם את מה שלמד. כאן זה המקום של העובד להפגין את יכולותיו.

אל תפגינו מורת רוח והסבירו לעובד בסבלנות לצד מתן דגשים, ביקורת חיובית, עידוד לעשייה עצמאית ואדיבות. דעו כי אנשים אוהבים לשמוע פידבק חיובי על העבודה שלהם. הדבר מעורר בהם ביטחון, עצמאות והרגשה שהתקבלו למקום חיובי. לכן, יש צורך להעניק חיזוקים חיובים לעובד בעיקר ביום העבודה הראשון ובשלב ההתלמדות.

נהלו שיחה קצרה ובלתי רשמית עם העובד ושאלו להרגשתו: מה חשב על אופי העבודה, מה לדעתו מעניין, מה היה רוצה לשפר וכיצד לדעתו ניתן לסייע לו לעשות את העבודה בצורה הטובה ביותר.

היו קשובים באמת. שלב זה חשוב מאוד לבניית מערכת טובה ומתפקדת וביכולתו של העובד לתרום רבות, כוון שהוא מציג את הדברים מנקודת מבטו הטרייה והבלתי משוחדת, כך שייתכן ויצליח לחשוף כשלים הזקוקים לטיפול, ולהאיר את הצדדים החיוביים אותם חשוב להדגיש.

ככל שהעובד ירגיש יותר קרוב למקום עבודתו כך תגבר המוטיבציה שלו. לכן, שלבו בהדרכה גם חלק בלתי רשמי כמו לדוגמא: עודדו את העובד להצטרף לעמיתיו לארוחת הצהריים, התעניינו בתחביביו, התחשבו ברגישויות שונות במידה וישנן. לדוגמא: שמירת כשרות והעדפות דתיות וכו'.

זכרו: השקעה בתהליך החפיפה תאפשר לעובד להתקבל כראוי לחברה ולהיטמע בה, כך שביום מן הימים יהיה מסוגל להעניק מהידע שלו לאחרים, ובמצב זה, כולם מרוויחים. בהצלחה.