לעבוד עם הטובים ביותר: נבחרת ספקים מנצחת

ניהול משרד מורכב מביצוע משימות שצצו בן רגע לצד תחזוקה שוטפת של המשרד ופעילות העובדים. בעוד החלק הראשון נתון לשינויים ופחות ניתן לשליטה, דווקא החלק השני הוא החלק הקל, זאת בהנחה ותדעו לבנות רוטינה שתפעל באופן אוטומטי ותפחית מכם את הצורך לפקח אחר כל תנועה במשרד.

לשם כך עליכם לבחור בנבחרת נותני שירות וספקים שיפעילו ויתפעלו את המשרד. לדוגמה: חברת ניקיון שתספק צוות אחראי ומקצועי, ספק דיו וטונר למדפסות שיגיע במהירות ויטפל במכונה, ספק ציוד משרדי שימלא אחר ההזמנה הקבועה ויעביר אותה אליכם במהירות, חברת שליחויות שתאסוף ותפיץ מסמכים וחבילות וכן הלאה.

נותני שירות וספקים שיעבדו אתכם בקביעות ילמדו את שגרת העבודה, את הצרכים המדויקים שלכם, את שעות הפעילות, את הדגשים החשובים (לדוגמא: לספק חלב למטבחון בבוקר ולא בצהריים), מהם אנשי הקשר במשרדכם ועוד. ככל שההכרות בינכם תהיה טובה יותר, כך יצליחו הספקים ונותני השירות לעמוד בדרישות ובציפיות ולהעניק שירות יעיל.

אתם כבר יודעים שהביטוי "זמן הוא כסף" מדויק להפליא, ותסכימו שהתוספת "ובזבוז זמן הוא כאב ראש לא קטן" בהחלט ראויה. בניהול משרד חשוב לנהל את הזמן כראוי ולמנוע ככל הניתן הפרעה למהלך העבודה השוטף. מסיבה זו מומלץ לבחור בנותני שירות מקומיים.

כך לדוגמא: חברת ניקיון מחיפה שתעניק שירות למשרד בתל אביב תצטרך להוציא את עובדיה לדרכים בשעה מוקדמת, לשלם לצוות שעות נוספות לאחר עיכוב הנגרם בשל העמידה בפקקים, ולבסוף גם לגבות מבעל העסק תשלום גבוה יותר בכדי לממן את הנסיעה מקצה לקצה. חברת ניקיון במרכז לעומת זאת, תעמיד לרשותו צוות ניקיון שיגיע בזמן, יוכל "לכבות שרפות" במקרה הצורך ויהיה במרחק נסיעה קצרה מהמשרד בכל זמן נתון.

על מנת להבטיח שנותני השירות יעניקו לכם שירות מדויק עליהם להכיר את צורכי המשרד שלכם, ולשם כך יש ללוות אותם בתהליך הלמידה. ייתכן ותחוו עקומת למידה קצרה בת מספר שעות, וייתכן ותאלצו לחזור על ההוראות והדגשים מספר פעמים ובמשך מספר שבועות.

אין ספק ששלב הלמידה מטריח את שני הצדדים, עם זאת, חשוב להיות סבלניים וללמד את נותני השירות כיצד לתפעל את משרדכם. זכרו שברגע שירגישו בטוחים מספיק, הם יוכלו להתנהל ללא עזרתכם והדבר יאפשר לכם להתפנות לנושאים אחרים הדורשים טיפול.

ההשקעה בבניית מערכת יחסים בינכם תשתלם באופן נוסף, שכן יחסי ידידות ואמון יגרמו לנותני השירות להרגיש אחריות אישית, לפעול במקצועיות במטרה לגרום לכם להרגיש שבעי רצון.

עם כל הכבוד למערכת החברות שתרקמו עם נותני השירות, בכל זאת חשוב להישאר עם היד על הדופק ולוודא שהשירות שאתם משלמים עבורו – אכן ניתן לכם במלואו ובאיכות גבוהה.

הדבר אין עומד בסתירה לעצתנו הקודמת ורצו שתעניקו לנותני השירות דרור לבצע את עבודתם, אך הישארו עם היד על הדופק, בחנו מעת לעת את עבודתם, בדקו את תנאי החוזה וראו האם ההטבות שהובטחו לכם אכן מתממשות בפועל.

זכרו שסיומה הקרב של שנת העסקים 2015 ותחילתה של שנת העסקים 2016 הוא מועד טוב לבחינת חוזי ההתקשרות עם הספקים, שיפור בתנאים או החלפתם במידת הצורך.